這二天公司正好有ISO 9001的內部稽核,而本次被稽核的重點是離職員工的工作交接。大抵上來說我的部門都還運作正常,沒有什麼嚴重的品質或流程缺失需要改善;不過我也不是超人,難免會有一些小地方沒有照顧到。再加上其實我自己以前也擔任過ISO 9001的內部稽核人員 ( 謝謝我第一次進入科學園區時的那一家上市公司,我大部分的人力資源根基都是在那一家超有制度的公司打下的基礎 ) ,也因此,我和公司的內部稽核同仁很快地就對大部分的建議或意見達成共識...除了其中一項。

  簡單地說明ISO 9001的精神,就是「你怎麼寫就怎麼作」,為了要維持一定的流程品質,公司必須將所有的關鍵程序都予以標準化,並且白紙黑字寫下這些關鍵流程,未來稽核人員就可以依照這個流程設定稽核項目與稽核頻率。舉例來說,為了ISO 9001的順利推展,品質有關的教育訓練是必須的,既然如此,HR部門就有責任為公司員工舉辦相關的教育訓練,而且為了證明這些訓練有確實執行並且能夠達成原本提升流程品質的目標,這些教育訓練應該要有訓練計畫、課程執行規劃以及學員簽到表、課後心得報告、成績單或證書。而稽核的時候就會要求HR部門出具相關的證明文件或表單。
  所以這次稽核的內容也類似,為了確認HR部門對員工離職和工作交接的管理是有效的,我們必須出具離職員工的離職申請單、新任員工的工作說明書、交接清單...然後就發生了一個很有趣的事情,今年度我們公司有一位表現相當優秀的員工原本打算要離職,可是在他的直屬主管和我大力勸阻之下,他最後打消了離職的念頭,而我也就把他的離職申請書退還給他,只是這件事情被稽核部門的同仁得知,所以她認為我「應該在他的個人基本資料中,保留他的離職申請書,並註記在經過懇談後他最後打消離職的念頭」云云。很抱歉,我完全無法接受這一點,因為這一點違背了HR部門最初設計離職面談的目的。

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