最近公司正雷厲風行的推動所謂的「法規遵行」運動,這是一個全球所有的子公司都在推動的運動,所以大家都頓時有一點點無所適從。

  其實台灣所有的公司幾乎也都把「Integrity」放在公司的核心價值觀裡面,可是我的經驗是,真正落實到行動的公司其實並沒有想像中的多。不過就像我們總公司的人力資源最高主管在跟我們溝通的:「賠錢不會拖垮這家公司;但是醜聞卻會讓公司關門」,所以隨著總公司正式設置相關的單位來推動這項運動,我們各個國家也就跟著必須推動相關的措施,在台灣,這個工作就由人力資源和稽核單位共同合作。

  就我們公司的業務性質加上中國人的文化,這其實並不是一個簡單的事情。比方說公司明文規定收送禮物不得超過30歐元 ( 約合新台幣1200元 ) 、收送現金或等同於現金的禮券是絕對不被允許的、和政府公務人員或政治人物之間有禮物或金融的往來必須經由董事會的核准、招待任何單一客戶以一年二次為限...可是比方說我們很重要的經銷商娶媳婦,或者是新的門市開幕,我們通常不但要出席,往往還是一級主管全員出動,除此以外,我們在公司手冊裡面,白紙黑字載明關於重要的經銷商或客戶的婚喪喜慶,經由總經理核准以後,我們可以包紅包多少錢、白包多少錢...的相關規定,原本我認為既然我們有明白的規範和流程,一切也都照章行事,應該是不會有太多的問題才對;結果我錯了,因為現在最新的規範就是聖旨,任何與這項規範不同的做法都必須要得到董事會的特別核准,而不會有任何一個國家的總經理想要去作這樣的申請,所以,一切就是依照總公司的規範辦理,即使我們再三強調亞洲國家的窒礙難行也沒有用 ( 尤其是對中國或日本公司來說,這個規定顯得更是嚴苛 ) ,結果一時之間我們的整個業務單位都感到手足無措,我們有一家經銷商新開張了一個門市據點,於是我們就打算花1200元去訂一盆花來聊表慶賀之意,公司的業務協理還親自撥電話給對方,婉轉地告訴對方我們現在有總公司的新規定,所以送禮不得超過新台幣1200元,結果該經銷商老闆則直接回答我們:「是喔?那你們不用送了,連1200元都省起來算了!」...

  這就是外商公司,這種規定有可愛的地方 ( 比方說公司規定同仁一起去用餐,除非各自買單,否則一律由同行者中職位最高的人付賬 ) 、當然也有不方便的地方。這倒不是我今天要講的故事。我今天要講的故事是「誰從中間得到了好處?」也跟我們的法規遵行運動有關,不過不是送紅白包的問題。

  如果你工作過幾年,就會聽說過很多時候採購單位都是老闆的自己人在擔任。大一點的公司,一年幾千萬甚至幾億的採購,類似的功能一樣的價錢,為什麼購買A品牌而不是B品牌?這其實是一門很大的學問,而很多公司都有的三家比價,除非真的作到完全公開透明,要不然很多供應商都可以提供其他二家不同公司名稱的估價單。所以採購單位有很多不為人知的好處,幾乎已經是大家都知道的秘密。也因此,當我們在談法規遵行的時候,我和我們負責稽核的同仁就多次就採購辦法進行討論。

  比方說其中一項原則是「任何可能會影響到供應商選擇的行為都是被禁止的」。我有一位供應商的總經理同時是我們公司的客戶,那麼準此要領,當今天有多家供應商可以選擇、而且大家的價格和服務都非常接近的時候,我會不會優先選擇這位是我們公司客戶的供應商 ( 現實一點地說,我們公司所提供的服務也是競爭很激烈的,由他來擔任我們的供應商,可以確保他不會改採用別人家的服務 ) ?這算不算是影響供應商的行為?換句話說,除非我的客戶和我的供應商完全不能有重複,要不然我接受任何公司的客戶來當我們的供應商、或者我們公司提供服務給公司的供應商,都是違反公司規範的決定。
  另外一個影響到我的供應商選擇的當然是利益,如果採購人員會從採購的行為中得到利益,這類的行為是絕對要被禁止的。比較沒有疑義的是收受回扣,如果你因為採購某一項商品或服務而從中間獲得財務或禮物的回贈,這是違反公司規定的。而比較難以規範的是服務性的回贈,比方說我實際上是我們公司員工健康檢查的權責單位主管,所以我有權利決定今年公司和哪一家醫院合作,而我們公司每一年的員工健康檢查都開放讓同仁的眷屬可以用同樣的價格自費參加,於是我遇到過一個狀況,我太太去做完了我們公司的健康檢查,依規定我應該要自費支付我太太參加健康檢查的費用;結果健檢中心的業務主管提供給我太太九折的折扣,價值約莫新台幣300元。這種狀況看起來就比前一種要來得沒有那麼罪大惡極,因為這個折扣是供應商主動提供的、看起來似乎沒有影響到公司的利益。又或者是我們經常看見的,供應商在中秋端午或過年的時候贈送一盒月餅或餅乾,看起來這些回贈的價格都不高,而且年節送禮又符合中國人的傳統習俗,不收又好像不近人情。可是這些回贈難道不會影響到採購人員的供應商選擇決策嗎?所以很簡單,只要這一類的回贈或折扣不是全體同仁都能適用的,就列為禁止收受的項目,至於所有年節的禮物或禮品,公司都應該予以婉謝,真的無法婉拒的,則應該明白告知對方該項贈禮將會由全體同仁分享 ( 比方說水果禮盒的水果或是月餅禮盒的月餅會放在餐廳讓同仁自由取用 ) 或是在尾牙時作為員工公開抽獎的禮物。如此處理,希望可以將可能觸及違反公司規則的行為降到最低。

  所以我們的稽核單位主管主張的另外一項原則是,任何因公司業務而取得的私人利益,都是不符規定的。

  可是這樣講就複雜了,很多時候,公司業務的承辦人會必須要事先墊款,這個時候同仁可能會用刷卡來支付費用,因為刷卡的卡費不需要馬上支付,而且有一些情況下先刷卡取得發票以後再來報帳,程序上會比較簡單。可是刷卡的同時,同仁得到了一項私人利益,那就是紅利積點。也因此,我們的稽核認為,公司應該盡可能限制員工刷卡墊付公司的費用,以符合公司手冊的規定。
  偏偏,有一些必須刷卡的狀況是不能避免的,比方說員工在海外出差,必須支付旅館的費用,不會有人帶幾萬元的現金出遠門,所以刷卡成了少數可行的選擇;可是買機票呢?公司當然會替員工投保旅行平安保險,只是一旦員工刷卡,還可以在沒有任何支出的狀況下得到一個額外的飛安保險,對我來說是何樂而不為。不過稽核的主管並不同意,因為他認為如果500萬的保險不夠,公司應該在保險上加碼而非採用這種位於模糊地帶的解決方案。「況且,大部分的公司費用都可以由公司對公司直接轉帳的方式付款,其餘的例子也可以透過預支請款的方式取得現金,並不需要由員工先行刷卡墊付費用...」這是我們稽核的意見。但是我的看法不同,就算我先透過預支取得款項,我還是可以把錢存入我的個人帳戶,然後刷卡,這樣做不但不會解決紅利點數的問題,員工還賺取了利息。所以我認為,最終的判斷標準仍然應該是公司有沒有因此多付出潛在的費用?以及這個好處是不是適用於全體員工?既然任何出差的員工都可以透過刷卡取得免費的飛安保險和紅利積點,所以刷卡買機票不至於違反公司規範;至於代墊公司費用,畢竟僅限於少數業務承辦同仁,我主張鼓勵同仁申請由公司直接轉帳給對方,同仁事實上並不需要為公司墊付任何費用,但是你可以考慮到,公司轉帳給對方必須支付匯款手續費,可是員工刷卡不需要手續費,公司轉帳給員工也不需要手續費,如果公司不需要支付任何成本、而員工可以得到好處、這項好處又不是僅限於特定的員工 ( 當然你也可以爭論不是每一位員工都有機會出差,比方說公司的行政助理或內勤基層員工 ) ,我也同樣看不出來公司非要限制員工刷卡的理由何在。

  這一切都在灰色地帶,不是嗎?管理是一種很耗費成本的活動,而且這種活動的邊際成本增加得很快,如果你想要大部分的東西都有制度也都上軌道,就說是及格水準好了,花一點點錢就可以作到;可是一旦你要把這項標準從60分提高到80分,所付出的代價就絕對不是只有20分;如果你要再從80分提高到90分甚至提高到99分 ( 我不相信任何管理的機制可以規範百分之百的狀況 ) 的話,公司要負擔的可能就是二三倍的成本。

  對我來說,人力資源的領域裡,有很多問題跟經濟學有關。我相信大部分的人力資源工作者都不會搞出這麼鉅細靡遺的規定去規範某一個事情,換句話說,我們都在作經濟學家認為符合成本效益的決定,只是我們從來都不知道為什麼。人力資源不是販賣一種「讓員工感到滿意」的感覺那麼簡單,而是你要問你自己:你所堅持的做法,到底有沒有理論基礎 ( 不必然是經濟學,你可以信奉心理學或社會學或任何有系統的學科 ) 存在?以及你的理論基礎到底經不經得起科學化管理的驗證。


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  • Jason
  • 在前兩個月,我們公司也開始要求要同仁簽(行為規範),而且所有門市也要,這辦法是我由<br />
    母集團內得知,當中也有規範不得收受禮金或禮品等相關事務且金額約2000元以下,當時公<br />
    司主管也開始有不同聲音,大多數認為兩個公司文化上不同,應該不能一視同仁,且職務內容<br />
    不同差異性更大,但在我們副總強力要求之下,全公司皆已簽回,但是HR部門卻被罵得很難<br />
    聽,多半為官僚及製造困擾等..,而且最近又一直更新表單,斯乎大家覺得HR吃飽沒事作,老<br />
    是擾民,我想國情(企業文化)不同,很多制度面的要求,在設計上應該更謹慎才是,不然業績<br />
    不好,業務單位會怪說:都是HR在量費時間!!
  • wjchang
  • Dear Jason,<br />
    <br />
    對HR的這類評論其實存在於很多公司<br />
    我個人認為很多時候跟溝通是有關係的<br />
    因為有些直線主管會認為他看不到HR作一些有價值的事情<br />
    但是扯後腿, 打官腔...HR從來都不落人後<br />
    我常常會說"不了解就不尊重"<br />
    如果HR無法讓別人覺得你們的存在真的會解決很多問題<br />
    那自然就不會得到其他部門太多的尊重<br />
    <br />
    我一直記得我加入某一家公司的時候<br />
    替他們設計了新的績效管理制度<br />
    然後我跟所有的高階主管, 部門主管, 部門同仁分批溝通<br />
    有一場說明會<br />
    我講完了以後, 我有一位同事當眾說"原來HR真的是有專業的"<br />
    如果HR無法讓同仁覺得HR在作些什麼真正有價值的事情<br />
    那自然就很難贏得同仁的尊重<br />
    <br />
    回過頭來看你提到的現象<br />
    我比較熟悉的是你們的母公司而非貴公司<br />
    尤其是我認識的一位HR同業就在那邊工作了多年<br />
    所以我難免會這樣想 (對不起, 講話比較直...)<br />
    大部分我遇到的個案<br />
    最糟的狀況, HR去跟部門主管說一聲"我也是吃人家頭路的..."<br />
    部門主管多半都會高抬貴手一下<br />
    既然這是母公司的要求, 尤其是Integrity的問題<br />
    了不起大家就是只好有一種"寄人籬下"的無奈, 可是還是得照作<br />
    如果會弄到民怨高漲<br />
    你也許只能說<br />
    其實大家真正有意見的是這樁合併案的本身<br />
    對於這個行為規範的反彈<br />
    只不過是順勢發洩情緒<br />
    所以我想, 你們可以更謹慎的<br />
    也許是在二家公司文化的融合上作更多的努力<br />
    而不是試圖在政策或規範上, 以一紙白紙黑字作立即的整合<br />
    <br />
    說這麼多<br />
    不過我猜你們公司和母公司的HR主管都比我資深也說不定<br />
    我應該也沒有什麼資格或立場評論你們家的事情啦<br />
    只是一個意見的交換<br />
    希望沒有得罪你或你的任何同事