有一位年輕的HR朋友在我的部落格留言,提到他最近正在推動「以職能為基礎的甄選面談」,這是他的老闆要求要做的,但他不知道該怎麼下手才好,所以就想要聽聽看我的意見。

  顧名思義,以職能為基礎的甄選面談,翻成白話文就是「怎麼樣在面談的過程中確認應徵者具備該職位所需要的職能」。這樣說大概會讓很多非人力資源工作者感到疑惑,甄選面談就是希望確認應徵者到底能不能做好這個工作,而要確認這件事情,當然要看應徵者到底具不具備做好這個工作所需要的能力。既然是這樣,為什麼還要特別強調「以職能為基礎」呢?

  讓我們從背景知識講起。理論上,「職能」是指「作好該職位所需要具備的一組知識、技能,行為與態度的組合」。如果從這個定義出發,公司的韌體工程師有韌體工程師的職能、法務專員有法務專員的職能、3D美術設計有3D美術設計的職能、品保工程師有品保工程師的職能...公司從上到下每一個職位,都有它需要具備的一組知識、技能,行為與態度,也就是職能。
  但是實務上很難有一家公司替內部幾十個甚至幾百個職務分別訂定職能,這樣的作法未免太過耗費時間和資源。因此比較可行的做法是,去尋找橫跨全公司所有職務都共同需要具備的職能,一般來說被稱為核心職能 ( 主管職往往還訂有管理職能 ) 。而且,對坊間的企管顧問公司或是企業內的HR來說,瞭解3D美術設計所需要的知識技能、瞭解韌體工程師所需要的知識技能、瞭解法務專員所需要的知識技能...也同樣是幾乎不可能的事情。總之最後的結果變成,當企管顧問公司在銷售「以職能為基礎的甄選面談」的時候、或是當HR在談「以職能為基礎的甄選面談」的時候,其實談的都是核心職能或管理職能。而甚麼是核心職能 ( 或管理職能 ) 呢?隨便舉幾個例子:問題分析與解決、積極主動、客戶導向... ( 管理職能則比方說提升績效、教導、願景領導... ) 你不難發現,比起3D Max操作、撰寫JAVA程式、數位訊號處理...上述的核心職能或管理職能就是企管顧問公司或是HR可以執行,也就是可以拿來賣錢或是當作部門年度工作目標的東西。
  在企管顧問公司大量鼓吹然後HR也紛紛支持的加乘效應之下,「以職能為基礎的甄選面談」多半都變成了「怎麼樣在面談的過程中確認應徵者具備公司的核心職能或管理職能」,而不會談每一個職務所需要的知識技能。

  背景知識介紹完了以後,那一位HR的夥伴的問題是:我想要建構一個甄選面談的程序,讓我可以確認應徵者是否具備公司的核心職能 ( 或應徵管理職的話要看管理職能 ) ,以決定我們要不要錄取該應徵者。請問,我該怎麼著手進行?

  但我的問題是:是不是非要建構以職能為基礎的甄選面談不可?

  為什麼我會這樣問?因為,其實那一位年輕朋友的問題一點也不難回答,難的是能不能做得好。我的意思是,以職能為基礎的甄選面談裡面有二個關鍵要素:職能,以及甄選面談 ( 廢話! ) 。或者我們說得更囉嗦一點:該怎麼樣建立公司的核心職能,以及如何在甄選面談中釐清應徵者是否具備這些職能。

  先講前者。當我們捨棄了職能的最初定義,改以核心職能做為甄選的標準的時候,一定會遇到的問題是,到底這一組核心職能到底能不能用來預測應徵者對全公司每一個職位的適任與否?舉個簡單的例子,如果我請你舉出三個詞彙來描述臺灣大學的畢業生,你可能會說:很會念書、獨立思考能力強、自我中心 ( 隨便說的,請別拿這句話做文章 ) 。這也許符合七八成台大學生的特質,但一定也有一些人不是這樣的。這個例子也許舉得不好,但是當你用核心職能來描述公司裡的每一個職位的時候,往往代表了,具備這些職能對於作好這個工作是重要的,但不必然是最重要的。所以當你用公司的核心職能來作為全公司所有職務的甄選標準的時候,就一定會發生,用這套職能來衡量絕大部分的職務,好像都還或多或少可以拉得上一些邊;但某幾個特定的職務...就是怪怪的。如果你的公司裡的每一個職位的同質性很高,這是一種狀況;萬一公司裡的不同職務的工作屬性差距頗大,用同一組職能來當作每一個職務的甄選標準,甄選的有效性就會低很多。
  而且我們還沒有討論到,公司的核心職能是怎麼推導出來的。很多公司的職能就是總經理或高階主管拿了一個職能的列表來,把心目中覺得比較重要的項目勾一勾。對絕大多數的用人單位主管來說,重視團隊目標、問題分析與解決能力強、積極主動...可以稱得上是職場的普世價值,如果你待過不同的幾家公司,就會發現大部分公司的核心職能都差不多。任何人都可以理解,具備這些職能,對工作績效會有正面的價值;但是不是這些職能就是成功的充分條件?我其實覺得有待商榷。
  所以企業的核心職能能不能有效地用來預測每一個職位的成功,會是以職能為基礎的甄選面談的第一個挑戰,

  假設我們已經確定某一個職位所需要的職能是什麼 ( 姑且就說核心職能真的可以用來當作某職位的甄選標準 ) ,接下來的問題就是要判斷,某應徵者是否具備這些職能,然後我們才能作出錄取與否的決定。
  要做好這件事情,就牽涉到衡量的機制。這並不是一件簡單的事情,當我們要衡量一個應徵者的中英文打字能力,很容易,準備一個實做測驗,安排應徵者上機進行測試就得了。當我們要衡量一個應徵者的英文能力,嗯,這問題比較難,你可以和應徵者進行英文面談,但這樣也許不足以判斷應徵者真正的英文能力 ( 很多年前我去一家半導體設備公司面試,要作英文測驗,結果對方給了我一份他們公司官網上的英文公司簡介,要我翻成中文...但我在面試前已經研究過他們公司的官網了。這有一點點像我們在念書的時候常有的經驗,沒有怎麼念書,但考的正好是自己有念到的,或是正好相反 ) ,很多公司選擇多益測驗當作英文檢定的工具,因為那是一個經過認證的商用英文能力測驗,顯然比公司自己發展英文能力測驗要客觀而且有效得多。
  如果更進一步,我們該怎麼評估一個應徵者是否具備「顧客導向」的能力?發展一個顧客導向能力測驗可以嗎?就算我們想要這麼做,這都不會是一件簡單的事情,當中有太多信度和效度的問題必須要被回答。或者是很多公司沒有這麼複雜,只是簡單用一個五點量表,然後讓面試官來勾選應徵者有多麼具備顧客導向的能力,這當中很明顯地有評分者間信度的問題,得到4分代表的是什麼意思?4分和3分中間的差距和3分和2分中間的差距是相等的嗎?類似的評分機制常被企業使用,但其實一點也不客觀。
  還有甄選決策的問題,如果一個職位所需要的職能有四項,我們應該選擇其中三項得4分最後一項得1分的應徵者還是其中一項得4分另外三項得3分的應徵者?在職能的衡量上應該要關注的是行為展現的頻率或是品質?我是說究竟是經常在很多雞毛蒜皮的小事上展現出積極主動行為的人比較厲害,還是雖然平常看不太出來但遇到重要關鍵時刻可以展現積極主動行為的人比較厲害?

  我很喜歡耍嘴皮子和詭辯,而上述的文字就有一點點這樣的味道,但就算如此你還是可以看出來,坊間某些企管顧問公司所發明的那些對職能的衡量工具,在學術上無論是可靠性或是有效性都恐怕有一點點問題。不過這些工具為什麼仍然管用?因為在絕大多數的公司裡,甄選面試的進行都還遠較這些企管顧問公司所提供的工具更不客觀科學。能夠教會用人單位主管針對應徵者所舉過去真實發生過的行為去評分而不是光憑感覺,其實已經謝天謝地。

  所以我才會問,為什麼非要推動以職能為基礎的甄選面談不可?作這些事情是好的,對企業有絕對的幫助、對HR的專業也是很大的提升。如何真正為不同的職位確定所需的職能、如何為這些職能建立衡量的工具,會是這件事情成功與否的關鍵。但是,這絕對不會是一個簡單的工作。
  既然這不是一個簡單的工作,人力資源單位花了這麼多力氣去推動以職能為基礎的面談,建立核心職能的評分標準、發展每一個職能的題庫、訓練主管可以對職能加以評量並且給分...但是,高階主管在決定公司的核心職能和管理職能的過程有同等的審慎認真嗎?用人單位主管在評估應徵者的專業的部分 ( 比方說我們準備找一個人力資源主任,我們花了一大堆力氣在評估應徵者的核心職能/管理職能是否符合期望,卻在評估應徵者的人力資源專業是否適任該職務的這個部分沒有下同樣的功夫 ) 有同樣的嚴謹仔細嗎?如果這二個答案都不是非常肯定...那,投入資源來發展以職能為基礎的甄選面談,會不會其實有一點本末倒置?

2013.05.14 發表
2013.05.20 修改

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  • sk
  • 恕我直言,跟過去的文章比起來,這篇感覺不著邊際
    是否考慮從新整理一下?
  • wjchang
  • 給樓上的sk,
    對耶, 經過你的提醒, 我自己再看一看...嗯, 除了問問題的朋友以外, 其他的人應該都會覺得一頭霧水...
    我原本只是覺得, 這是一個需要花上2000字以上解釋才能講得清楚的問題, 然後"competency-based selection interview"又可能是很多HR會遇到的問題, 所以才決定寫成專文發表, 看起來是不太理想...
    不過, 我現在在想的是, 是要"寫了就寫了, 寫不好就讓大家笑一下"還是要"重新思考該怎麼表達這個問題讓其他的人也可以理解", 這事情我還沒有決定.
    但無論如何, 都謝謝你的指正. ^_^
  • 小資
  • 久違的新文章!雖然離我現在的職務稍稍有點距離,但是有機會多接觸不同思考層面總覺得自己又厲害了點(有點厚臉皮>"<)...
    之前除了讀您的文章也會看看留言版及回覆,總覺得大家都好有想法又專業,就馬上去找了幾本書來看(像是您之前有提過的別找代罪羔羊等),真的獲益良多,所以今天又來挖寶,不知道是否有哪幾位的作品或是哪幾個系列的工具書,是新官上任的HR(recruit)適合拿來做自我進修的呢?
    再次感謝^^
  • ㄟ...以前的話我就會推薦"職能招募與選才", 不過這本書好像絕版了...
    現在的話, 我知道國內有幾位HR的前輩都出過類似招募管理的書籍, 但誰的比較值得推薦我就真的不敢講了...

    wjchang 於 2013/06/10 13:56 回覆

  • 暴風客
  • 人力徵選流程的品質才是重點吧!
    我個人遭遇過或看過雜誌中很多沒水準的HR跟部門經理根本就是鬼扯!
    根本只是在心態上想要刁難就像獄警會刁難犯人(這是心理學證實的)
    鬼扯大全:
    鬼扯1.你的履歷附上打工經驗沒有意義...(那不是代表有主動性奈操嗎?)
    鬼扯2.我門公司不雇用太優秀的人才...(我看是怕被搶先升職吧!)
    鬼扯3.用嘲笑的語氣面試...(合理自己的罪行HR:這是個性壓力測試)
    鬼扯4.有的公司會在面試偷面試人的作品或是企劃資料,以及刺探前公司內部情報
    (其實自己公司人員能力不足騙一些人來面試偷抄別人的作品跟企劃,順便偷窺情報)
    鬼扯5.
    HR:請問你如何證明你的能力?
    面試者:我一年最高業績3000萬台幣
    HR:你這是洩漏前公司的業務機密!
    面試者:... XXX
    (都你的毛啦!)
  • 其實你說的很對. 前一陣子看到一篇文章, Google的HR主管說, Google在面試的過程中問的很多問題 (之前坊間盛傳, 或是平面媒體報導過的"機智問答"), 對於找到優秀的員工並沒有幫助, 只是讓面試官感覺起來比應徵者聰明.
    建立一個有效的甄選流程並不是一件容易的事情, 有一個很重要的理由是, 比方說我自認為自己是HR的專家, 對於找出哪一個應徵者適合作HR會有一種錯誤的自我感覺良好 (事實上我在別的主管找人時給予建議比較正確且中肯, 自己在找部屬的時候則常常看走眼), 所有的研究都指出, 面試只能幫助主管找到和主管自己相像的應徵者, 對於工作績效幾乎不具有預測力.
    也因此, 坊間很多企管顧問公司在教主管/HR怎麼樣面試人, 或是怎麼樣可以進行更有效的面試, 但至少我個人認為, 那當中有一些東西恐怕頗有可議之處 (白話文: 有騙錢的嫌疑). 結果就是, 這麼多HR在談"職能面談", 到底這些HR知不知道什麼是職能? 企管顧問公司教的職能和學理上的職能到底是不是同一件事情? 這是我寫這一篇文章的主要原因...

    PS. 但我也承認, 台灣很多公司的主管在找人, 是非常隨便的...

    wjchang 於 2013/07/09 14:08 回覆

  • 悄悄話
  • 悄悄話
  • 悄悄話
  • 悄悄話
  • 悄悄話
  • J@ny
  • 面試, 錄取到適合的人選, 真的不容易.
    被面試時是跌跌撞撞, 感覺像是瞎貓碰上死耗子;
    現在面試別人, 更是複雜, 因為崗位是技術性質, 演變成先考筆試, open book, 筆試確定基本常識; 面談時只是看個性感覺合不合, 和夥伴能不能一起工作.
    所以要應付我們這種面試, 基本常識有, 面談時只要有自信, 履歷交代得完整, 個性不討人厭就很有希望.

    另外給 WJ,
    好像一陣子沒有新文章了, 是不是可以勉強一下讓我們多學習點.
    謝謝.
  • 你講到技術人員...幾年前有一個朋友提到他們公司的某技術人員 (我那個朋友是那家公司的研發主管, 他講的是他底下的某一個基層技術主管), 他說...從事這個工作的, 普遍口才都不太好, 所以偶爾遇到一個口才很好的, 就很容易讓自己的主管或是其他單位的主管"驚為天人". 因為技術人員大部分都是有80分的技術能力只講得出60分, 遇到一個可以講得出80分的人, 就覺得他應該有100分...結果合作了以後才發現, 這傢伙的技術能力差不多也就是80分而已...
    該怎麼樣執行一個可靠且有效的招募甄選, 真的就是一門學問.

    PS. 其實是這樣的, 我現在大概只有一些零碎的空檔時間可以關心這個部落格. 而偏偏...有時候光是回答積欠許久的留言就回答不完了. 這一點真的很不好意思.

    wjchang 於 2013/09/03 14:57 回覆

  • 悄悄話
  • wjchang
  • 給樓上的前輩,
    我知道的很有可能是錯的, 而我當然不知道我不知道的是什麼. 所以, 不知道你願不願意給更多也更清楚的指正? 謝謝!
  • 悄悄話
  • 悄悄話
  • cavour
  • 淺見分享:

    以職能為本的招募基本上應該算是現階段招募流程的概念中"較為""科學化"及"量化"過的方式. 不敢稱其絕對有用, 但可以確定的是的確非常耗工. 相信大家都了解在短短的30~60分鐘(甚至有公司面試時間不超過20分鐘)要暸解一個人以及判斷眼前的人是否符合公司的需求 基本上是一件Mission Impossible的事. 然而, 小弟認為, 職能的重點不僅僅在於尋找符合"核心職能"的人. 如同站主大大所言, 核心職能是所謂的"普世價值", 但真正的重點應著重在"專業職能"上, 而所謂的專業職能的判定, 又需要參考多方的意見以彙整成"較為客觀"的要素. ex: 單位中表現績效優等的人員所需具備的"關鍵行為"(以過去的實際事例去判斷未來的行為); 主管們就數十個以上的專業職能進行判斷, 並運用兩組人馬來驗證是否有其交集(也就是眾位主管皆認同之職能項目)等.

    當然, 面談時所使用到的職能面談技巧, 又是另一個故事了...
    中午休息即將結束, 有空再來跟大家交換心得~ XDDD
  • 謝謝你的分享.

    wjchang 於 2014/01/02 12:23 回覆

  • HR工作者(高雄)
  • 親愛的版主
    請問以評測資料分析留任指標(雖然知道離職有很多其他原因)
    樣本A: 留任員工 樣本B:離職員工

    比較兩群樣本差異最大的幾項指標
    是否可以比較出 留任關聯度
  • 嗯, 你提了一個好有趣的問題...
    問題的關鍵在於指標是什麼? 我們作一個簡單的假設, 員工會離職與否和員工的人格特質和組織的文化契合度有關, 所以, 某些人格特質的人會離職, 其他人格特質的人則否, 這時你去比較這二個族群的人格特質, 就會找出關聯.
    但如果員工的離職與否和員工對調薪的期望與實際值的落差有關 (也就是說期望低調幅低的不會離職, 期望低調幅高的不會離職, 期望高調幅高的不會離職, 期望高調幅低的才會), 但你可能只能跑二個族群過去一年的調薪幅度, 那你就找不出關聯.
    如果員工的離職與否和員工對調薪的期望, 實質調薪數字以及員工的人格特質 (有三項因素的交互作用) 有關, 也就是期望有落差的時候, 某些人格特質的人會默默接受, 只有某些人格特質的人會離職, 那你就更難找出中間的關聯了.

    所以結論是, 理論上來說, 當然可以; 但實務上, 你可能根本沒有辦法找出到底什麼因素會真正造成員工離職. 我最近看到一篇醫學報導, 文章提到, 好幾年前的醫學曾經發現, 吃紅肉容易造成心血管疾病, 但現在最新的醫學研究發現, 紅肉吃得比較多的人, 往往在蛋白質總攝取量就比較多, 或是總食量就比較大, 或者甚至是紅肉吃得多的人往往不是勞動階級, 所以可能和單一因素, 也就是紅肉攝取並沒有關係. 這就是我想說的. 真正的因素可能比你我想像中的要複雜許多...

    wjchang 於 2015/05/21 18:30 回覆

  • HR工作者(高雄)
  • 感謝版主的回覆

    我很認同您的見解
    也明白若沒建立效標 這些差異實在不具解釋力
    但老闆仍想看看數字的差異....

  • 呵呵呵, 那就祝你好運. ^_^

    wjchang 於 2015/05/26 16:04 回覆

  • chien
  • 版主覺得如果工作環境~例如主管同事們相處都融洽
    但薪資未來調整機率不大
    那未來該不該考慮離職?
    還是要繼續待著~~
    或是騎驢找馬~邊做邊找?
    有時覺得好的工作環境可遇不可求
    但薪水也是一個考量因素
    今年24歲~~可否給我個建議~感激不盡><
    版大覺得要離職至少要有什麼情況
    你會覺得非走不可呢?
  • 我覺得...一個人該不該離職, 主要應該要看你的機會成本, 而每一個人在職場上工作, 最寶貴的成本其實是"時間".
    我不知道你所謂的薪資未來調整機率不大是有多不大, 是每一年的調薪都不需要期待, 但至少熬個幾年會有升遷機會, 還是連升遷機會都沒有. 我們這樣說好了, 如果你現在的薪資是28K, 每一年只能加個幾百元, 但待個三五年可以晉升為小主管, 薪資可以調整成50K, 那待個幾年就會是合理的人生規劃; 但如果連這個都沒有...那...當然就是另外一個故事.
    如果你覺得你遲早都會離職, 也就是我剛剛說的, 你覺得留在這邊只會不斷地原地踏步, 這一點跟你的人生規劃 (我有一個朋友的人生規劃真的就不是工作賺錢, 他一定要定期休長假去旅遊, 然後旅遊的時候會買很多很多東西來賺錢) 不一樣, 那下一個問題才是什麼時候該離職?
    那就像我說的, 這是個機會成本的問題. 你所投入的每一段時間, 都應該要能夠累積成為你的資歷, 如果不能, 那就是該離開的時候; 但就算可以, 如果去別的地方累積得比較快, 也可以考慮離職. 而問題是, 你如果不去找工作, 怎麼會知道自己在其他的地方是不是更有發展? 所以我比較現實, 基本上我很少建議人家先離職在去找工作, 多半都會鼓勵對自己的職涯有疑問的年輕朋友, 不妨先試著低調地去找工作看看, 也許你會發現自己在外面根本就很難找到更好的工作, 那就別想那麼多了, 繼續待下來就對了; 但也有可能你會發現外面有另外一片天空, 那時...
    所以我的結論是, 千萬千萬不要讓自己陷入非走不可的處境當中! 然後剩下來的, 就是理性地思考現在的工作內容對我來說, 到底是不是可以累積資歷? 對我的職涯長遠來看到底是不是一個加分? 你不是非走不可, 才能好整以暇地評估每一個工作的機會是不是值得自己過去挑戰.

    wjchang 於 2015/05/26 17:43 回覆

  • chien
  • 先謝謝版大的回覆^^給我上了寶貴的一課
    因為....
    會這樣問是覺得家人都覺得我想太多了?
    家人會覺得工作環境同事間也相處融洽是件多棒的事~
    問我如果去到一個薪資滿意但主管同事不OK的話~
    也待不久~~領的多還不如領的久~~
    且要學的東西太多短期內也不可能學完~~
    所以建議我別離職繼續待
    但我覺得隔行如隔山~離開此行業
    去別的行業也是從頭開始~~
    但我想如果再做個五年....
    我這位置也不可能會當個小主管
    或者是加個3~5000的薪水之類的~機率真的很低
    哀~~怎麼人生處處都在抉擇
    但~要投進好球~首先可能還是要先踢球吧