這個引起爭議的申訴案件是這樣的:
  我們公司的業務單位是每一季發放業績獎金的。發放的標準視當季業績達成率而定,超過業務目標以後,就會提撥一定的獎金給業務團隊的同仁去分配。比方說,第一季的業績結算在四月進行,確認第一季的業績數字以後,人力資源部門就會依照業務獎金辦法計算獎金總額,並且回覆給業務部門經理,後者再依照這個數字分配獎金給每一位業務同仁。上述程序完成以後,會把獎金發放的簽呈呈給業務副總簽字,核准後送回到人力資源部門,在五月份才會發出這筆業績獎金。
  公司的各項獎金發放都有一項但書:只有獎金發放當時還在職的員工,才可以領。其實這個規定是源自於一個行之有年的默契,在分配獎金的時候,業務單位主管從來都不會把獎金分配給已經離職或是即將離職的員工。總之,不管合不合理,獎金不發給已經離職的同仁,這大概是公司行之有年的慣例,後來甚至直接被寫成白紙黑字的辦法。
  去年年底,有一位表現相當優異的業務同仁離職,他的最後工作日是10月31日,但在提出離職申請的時候,他詢問了直屬主管,也就是公司的業務主任,他是否可以領取第三季 ( 七月到九月 ) 的季獎金。
  他得到了肯定的答案,業務主任口頭承諾他,既然七月到九月他身在業務團隊,對於業務團隊第三季的業績是有貢獻的,可以參與第三季的季獎金分配。於是那名業務同仁就依照原訂的生涯規劃在10月31日離開公司。
  獎金分配的時候,業務經理看到了業務主任提出來的獎金分配建議,心裡覺得不妥,於是去請示業務副總,業務副總的答案也很直接:「不發給離職員工!」所以業務經理上了獎金分配的簽呈,沒有分配獎金給那一位離職的業務同仁。簽呈簽准後,就送到了人力資源部門,然後我們就依照簽呈在11月把獎金給發出去。
  然後就有了員工申訴(嚴格地說,離職員工申訴)案件。

  在規模稍大的公司有一個很重要的管理原則,是「核決權限」。簡單地說,在公司裡擔任什麼階級的主管,可以決定什麼樣的事情,是有明確規範的。同樣是採購,主任可以決定一兩百元的日用文具的申請購買、經理可以決定是否要花三五千或是一兩萬讓員工去外面參加教育訓練課程、協理可以決定要不要採購幾十萬的客戶管理系統、副總決定要不要和新的供應商簽訂幾千萬的製造設備採購合約...如果公司裡的每一件大小事情都要由總經理來決定,那也未免太沒有效率;但總不能連基層員工都可以決定幾千萬的產品代理合約,那也實在是太可怕。所以公司會為不同的階層設定不同的權責,職位越高的權責越大。需要承擔較大的責任的人,同時擁有較大的權力。

  但怎麼適當地設計核決權限,就是一門很大的學問了。許多人都遇到過以下狀況:買了某一家公司的產品或服務,遇到瑕疵時,第一線人員除了道歉以外完全提不出任何有建設性的解決對策。這常常是因為第一線人員得到的授權不足,也就是公司給予的核決權限太小,他們完全無法對客戶的不滿意提供任何補救措施;但我們也聽過一些情形,公司裡的員工利用職務之便犯下圖利自己或他人的惡行,而公司的監督稽核機制完全失靈。也就是公司給予員工的權限太大而且管制太鬆散,無法遏止少數員工的歹念。

  另外一個問題是,公司雖然設置有層層把關的機制,但實際上卻運作不良。
  我在幾年前聽過一個真實故事:有一位朋友離開某一家高科技公司之時,向我抱怨他們公司董事長兼總經理的夫人,她在公司裡並未擔任任何職位,但是卻經常跑到公司裡,要求財務主管讓其調閱公司各項費用明細,然後把相關單位主管叫來,數落他們花了不該花的錢。那一位朋友就告訴我,公司明文規定新台幣五萬元以下的費用只要他這個層級的主管簽准了就可以動支,他評估過也認為這些費用是該花的錢,但公司的「老闆娘」卻來干預專業經理人的決策,讓他因此覺得不值得待在這樣的公司繼續努力下去。
  和上面的故事正好相反的,就像最開始講的員工申訴案件一樣,在上層的主管其實從來不曾過問某些其實他才能作主的決策,久而久之,位階較低的主管就習慣於「反正這些事情向來都是我說了就算」,於是在行政程序還沒有完成以前就先偷跑,結果把很多人搞得人仰馬翻。我聽過有主管或HR在還沒有完成任用簽核程序就口頭告知應徵者已經被錄取,應徵者因此辭去了工作,但公司卻因為這個那個理由無法錄用該名應徵者;也遇過主管在升遷某位員工的簽呈還沒有被正式核准前,就已經昭告全部門 ( 也包括該名員工本人 ) 他已經得到升遷,但結果簽呈因故不能如期完成,單位主管卻希望HR能夠追溯員工的升遷生效日期。

  我自己在十幾年前也做過類似的蠢事,我連絡一個獵人頭顧問,請對方提供某一個高階主管職缺的應徵者人選,應徵者和我們公司的總經理相談甚歡,但我沒有在第一時間告訴總經理「你要錄取這個應徵者的話,我們要花掉近百萬的獵人頭顧問費」,我後來為此被老闆罵了一頓 ( 自己反省一下原因,其中一點是只要在年度預算內,我老闆從來沒有過問過公司的招募費用怎麼花的;另外一點是因為我覺得反正八字還沒有一撇,等我老闆真的覺得這個應徵者OK的話再說。結果我老闆第一時間就幾乎決定要錄用他,但聽完我的報告以後完全氣炸 ) 。

  再來就是公司對於核決權限的把關技術。我待過某一家公司,公司裡的主管都非常忙碌、三天兩頭都在出差。有時候原本應該要簽到經理的簽呈,因為經理常常在出差,就直接指派課長代為簽核。但結果就變成了,一個公司內部的申請程序,在申請人的主管那一欄簽名是課長、在課長的主管那一欄簽名的還是那一位課長 ( 後面寫個「代」就算數了 ) ,這等於就失去了層層把關的機制。
  但是我待過另外一家公司,為了因應上面這種狀況可能產生的弊端,公司規定主管的職務代理人不得為較低階的主管或員工,換句話說,經理的職務代理人一定要是協理或經理,不可以是經理的部屬。業務一部經理因故不在公司的時候,可以請業務二部經理代簽簽呈,這大概沒有什麼問題;但人力資源經理不在公司的時候呢?大部份的時候,公司會簽到我的簽呈都和員工的職等、薪水、獎懲、任免...有關,這些簽呈十之八九都不適合給其他單位主管代簽,我的部屬也不能代理,所以只有我的老闆,也就是公司的總經理可以代簽這些簽呈。但其實他明明比我還忙、比我更常不在公司裡,每一次我要出差的時候,我們部門就必須把很多事情提前作業,讓我盡可能全部都簽完,才可以放我自由去出差。

  管理是一門藝術。原理原則講出來一點也不值錢,要運用得恰到好處卻難如登天。企業裡的核決權限,在很多公司是一個非常冷門、也鮮少被關注的管理議題,到底一家公司的什麼層級可以做多重大的決策:誰可以決定花多少錢?誰可以決定錄用誰?誰可以決定要資遣誰?誰可以決定和哪家公司簽什麼樣的合約?我覺得這有一點點像是程序正義,該怎麼確保公司的決策是由被正確授權的人妥善決定?說起來似乎不重要,但其實卻是很多日常運作的基礎呢!


( 本文最早刊登於[MPlus] )

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  • Alex
  • Dear 版主
    早安阿!
    先預祝您有美好的一天 <( ̄︶ ̄)>
    我比較好奇的是在制度運作不良或產生爭議的時候,大部分公司是否會對制度進行改革
    因為如果出錯的話,人總是很習慣的指責別人,因為他做了一件跟之前不一樣的事
    而不會想到這是制度上的瑕疵
    所以想請教版主,您故事裡的公司有因此對制度上進行修正嗎?
    謝謝

    Alex
  • 呵呵呵呵呵, 沒有耶, 因為我們傾向於認為這不是制度上的問題. ^_^

    wjchang 於 2014/06/19 10:25 回覆

  • 歡歡媽
  • 所以離職員工不給獎金是合乎勞基法的?
    那請育嬰假呢? 因為之前請育嬰假,7月最後一天發前一個年度的績效獎金。
    我7/20提育嬰假(實際是從9月中旬正式開始請假),獎金就被砍了8成

    後來當然不願意回原公司(其實請育嬰假就是想慢慢找新東家)

    但我想這樣的做法(育嬰假不給獎金)應該是走在法律的灰色地帶吧?

    和新東家的財務經理(含出納+總務+人事)談這件事,她很不以為然
    她認為這樣做法在日商不可能發生
    既然是前一個年度,該給的就應該給

    ? 但實務上應該很多公司都會這樣為難請育嬰假的員工吧?
  • 這問題真要講起來的話喔...
    如果公司白紙黑字把獎金寫在聘雇合約中, 那就是一回事, 如果沒有, 那就是另外一回事.
    一般來說, 從勞基法的觀點, 獎金通常不會被歸類為工資, 而是恩惠性給予 (我知道這個措詞很刺耳, 但這真的就是法律用語). 如果一家公司的獎金發放有非常明顯的勞務對價關係, 比方說業務的佣金, 這很明確是基於員工個人的業績去計算出來的, 往往就會被視為是工資的一環; 但如果是整個團隊的績效獎金, 或是公司年底發給的年終獎金...就比較有可能會被認定是恩惠性給予. 既然是公司的恩惠性給予, 公司要給這個人或是給那個人, 就變成公司的權力了. 而員工就比較難以主張這是員工應得的.
    就像實務上, 很多公司會在過年前發給年終獎金, 但從1/1工作到12/31離職的員工 (也辛苦工做了一整年) 領不到. 這不是對的, 但確實是常見的做法. 不過我以前待過某一家公司, 公司的保障二個月年終獎金無論在什麼時候離職都會依比例發給, 這樣做的好處是...想走的員工不會一定要撐到領完年終獎金 (哈哈哈哈哈), 所以不會有一口氣一堆人離職的事情發生.
    所以以歡歡媽的例子, 我很難說這是為難, 只好說這是價值觀的問題. 很多年前我遇過一個case, 有一個女性員工因為懷孕請安胎假, 然後再加上產假, 那一年她有大約四個月不在公司裡. 她那一年的考績很差, 但我和她以及她的主管都是非常要好的朋友 (其實她和她的主管也是好朋友, 這是為什麼我覺得訝異), 於是就跑去問她怎麼會拿到這麼糟的考績. 她自己還告訴我說: "這很合理啊, 我一整年只有八個月的貢獻, 考績差是應該的..." 但在我的心中, 我認為員工依規定請假是員工的權力, 員工既然請了四個月的假, 主管就應該就剩下的八個月她的表現去評分, 而非把四個月的休假當作績效打折的理由. 不過後來我陸陸續續拿這個問題問過很多人, 認為她的考績應該比較差的主管居然多有所在...
    所以我只好說, 這其實有一部分是價值觀的問題.

    wjchang 於 2014/06/19 10:46 回覆

  • ㄚ呆
  • 你好:我一直很喜歡你的文章,這是我一直嚮往的工作,但苦無機會,工作大多是服務業,科大念的是企管,也在準備考就服乙級的執照,投過好幾次有關人資的工作都無聲無息....想請問
    1.要如何應徵到人資或人資相關(教育訓練)的工作?
    2.過去幾次面試,都有寫一些筆試的題目,ex:你的優缺點?描述一件你在過去工作經驗中最印象深刻的一件事....請問這些問題的目的為何?

    謝謝
  • 1. 我覺得我必須說, 現在基層的HR工作, 真的就是競爭很激烈. 我前一陣子聽到一個小道消息 (不確定真假) 說, 現在二所中字輩的國立大學人資所畢業生, 已經不像以前一樣一畢業就有工作了. 我應該也分享過, 我有一個部屬, 我當時面試她的時候, 她告訴我說, 因為志在做HR, 北台灣所有在找HR的職缺的公司, 她幾乎都投過履歷表, 我追問她說那這樣是投了多少家公司, 她告訴我超過100家公司. 我不知道你投了多少履歷表了, 但也許你需要的只是更多的耐心和一點點的運氣而已. 不過我想我會這樣說, 如果in-house的HR的工作機會有一點難找, 也許也可以試試看那些提供教育訓練的企管顧問公司. 有時候這一類的工作因為有一點點業務性質, 相對來說競爭沒有那麼激烈. 如果有機會加入, 因為工作就是提供教育訓練給企業, 會有機會認識一些公司 (也就是你的客戶) 的教育訓練承辦人, 有時候有職務出缺, 也可以透過一些人脈先得到消息, 甚至直接轉任. 簡單地說, 我有時候會分享一句話: You need the experience to get the job; but you need the job to get the experience. 第一份工作機會...是需要天時地利人和的. 不必然是你的問題.
    2. ㄟ...大概就是"自陳式問卷". 讓你自己回答你是甚麼樣的人, 然後從這些問答中了解你的職能. 這問題真的要講就長了, 但簡單地說, 就像面試問的問題一樣, 是為了更了解應徵者. 只是有時候透過制式的筆試, 可以把問題給標準化, 以提升甄選的信度和效度.

    大概是這樣吧.

    wjchang 於 2014/07/03 00:09 回覆

  • Porson
  • I'd like to put my two-cent in for following question...
    ********************************************************
    我比較好奇的是在制度運作不良或產生爭議的時候,大部分公司是否會對制度進行改革
    因為如果出錯的話,人總是很習慣的指責別人,因為他做了一件跟之前不一樣的事
    而不會想到這是制度上的瑕疵
    ********************************************************
    I think 版主 here talks about "check and balance" (accountability) mechanism while Alex here questions about "think out-of-the-box"..

    First of all, I'm not saying that rules can't be revised under any circumstance but unless more and more exceptions incurred to prove otherwise; then any rule should be followed by most employee.

    Second, 版主 here is to discuss whether the 業務主任 over-commit (beyond his authority) thus resulted in this issue. If this policy is obviously violating any labor law, then the employee should file a compliant to the labor bureau, not just to the company's HR.

    Last but not least, I think, there is no "perfect" rule in term to "制度上的瑕疵" as in any company. Only "exception" exists to any procedure or SOP. But Alex is the owner of a company with over 1000 employee, how would you feel if everyone of your employee have different opinion about company rules?

    just provide my thought for an alternative
  • Thanks for your feedback.
    Yes, regarding this case, we tend to treat it as a "bad execution" instead of "blemish of the policy" unless there're more and more problems.
    I also agree with your another point. There's no PERFECT rule at all. all we can do is to go back to the initiative idea to see why we setup the rule. And we can usually find the way to address the problem.

    wjchang 於 2014/08/08 17:57 回覆

  • 歡歡媽
  • 感謝版主的釋疑

    我去看了一下我歷年的Rewards Statement
    的確,Fixed Bonus只有兩個月

    前東家年度績效獎金的計算期間是從7/1-6/30
    一般年底(12/31)會領到兩個月固定獎金
    年中(7/31)這次領的是前一年度的績效

    前東家我呆了6.7年
    每年年中都會有將近2個月左右的獎金

    7月下旬提9月起請育嬰假
    7月底領的前年度的獎金就被立馬被扣到只剩零頭
    只能怪我太信任公司(主管)吧
    晚10天獎金就如數落袋了.....

    前一個年度我可是扎扎實實貢獻了完完整整一整年
    我認為這應該跟價值無關

    若是我請完育嬰假回去被依比例扣當年度獎金,那我比較服氣

    也因此我育嬰假(6個月)結束,就另外找新工作
    不然回去還會再被扣一次....
    這次真的就沒有完整貢獻一整年,被扣是可以預期的

    唉..........好傻好天真
    明明假9月才開始請,幹嘛跟錢過不去那麼早說呢? 哈

    不過好險新東家各方面發展都很好,算是意外的收穫


    PS. 不要看將近4個月獎金好像很多。其實只是從每月薪資去攤,零存整付而已。
    年薪並沒有比較好的。
  • 我有時候會替我們公司的主管開一些人力資源管理相關的課程, 我常常會讓他們做獎金分配的case study, 簡單地說, 就是把一筆不多不少的獎金分配給部門裡的同仁, 在案例中會列出每一個人的業績目標, 實際達成狀況... 然後就會很容易地發現, 因為獎金發放是有限的 (不管再怎麼多, 總是有限的. 沒有人會嫌錢多), 所以如果團隊成員中最優秀的員工即將離職, 絕大部分的主管都會"酌減"原本應該分給他的獎金, 改分給其他還留下來的同仁. 這是簡單的人性考驗.
    不過如果公司的獎金制度的設計並沒有"總額管制"的概念, 就不會發生這樣的問題. 但這是比較好的獎金制度嗎? 從公司的角度來看當然也不是. 我以前待過一家公司, 只要達成目標, 團隊裡的成員都可以領到月薪的一定比例做為獎金 (比方說大家加發半個月薪水或是大家加發一個月薪水), 結果達到目標以後, 主管就把阿貓阿狗都全部納入團隊當中, 說這個人也有貢獻那個人也有貢獻, 所以每一個人都要加發半個月. 後來我們就改成總額管制, 達到目標的時候提撥業積的若干%當做獎金, 你把這個人那個人都放進來, 大家能分到的就少了. 這時主管就會很認真地去面對"到底誰才是真正對團隊有貢獻"的人. 但就像第一段所說的, 當可以分配的獎金有限的時候, 主管就會傾向於得罪即將離開的人, 讓留下來的人多開心一點點囉...

    wjchang 於 2014/07/30 15:42 回覆

  • 悄悄話
  • 菜頭山
  • 台灣大型的家族產業居多, 制度家族化, 要習以為常.
    那個大姨媽, 都有權干政.
    打工的, 就別想太多.

  • 哈哈哈哈哈, 這是真的...

    wjchang 於 2015/01/06 18:59 回覆