最近想起一件很多年前的故事。

  公司的行銷單位決定在年底以前推一個促銷活動,以提升新產品的知名度。這算是當年度行銷單位的重頭戲,他們幾個月前就開始和業務單位密切地開會和溝通,並且針對門市的業務同仁辦了一系列的教育訓練課程,希望所有的業務同仁都知道這個活動的各項細節;同時他們也必須取得總公司的同意,因為這個促銷方案會讓產品的毛利率下降,某種程度上和總公司認為「會購買這項產品的消費者應該對促銷比較不敏感」的定位略有違背;最後,這個促銷計畫必須投入一定的廣告預算在電視上打廣告。我們當年度的獲利達成率其實有一點點危險,大概從九月份以後,幾乎每一次的主管會議都會談到這個KPI,我還記得那時大家的壓力都有一點點大。
  終於所有的細節都談妥了,行銷單位上了簽呈,要花掉公司幾千萬的預算在媒體上打廣告。結果簽呈到了財務長那裡,他不簽字。
  行銷部協理有一點錯愕,「拜託,我們為這個專案都已經搞了幾個月了,連總經理都支持這個計畫,財務長怎麼可以不簽字?」所以這個案子就來到了經營管理會議上討論。
  財務長開口問了:「你們一口氣要花掉公司幾千萬,請問有誰先讓我知道嗎?」不是效益分析的問題,因為現在所有的數字分析都擺在桌上了,但財務長就是不簽字。
  然後業務行銷副總只好看看公司的總經理。但誰都知道在我們公司,財務長的直屬主管是遠在歐洲的總公司財務長。停了幾秒鐘以後,台灣的總經理開口教訓起行銷部協理來了:「我想這就是行銷單位的錯了...」

  我在這些年學會了很多經驗和教訓,其中有一個對我來說很重要的是:「對於你的工作,公司裡的其他單位主管大概都幫不上忙,但是要扯你的後腿,他們可是絕對做得到!」

  很多人對於組織裡的政治鬥爭都有一肚子埋怨,覺得自己在努力工作之餘,還必須應付其他單位裡的人的暗箭,一個不小心就會傷痕累累。

  但大部分的時候我倒是沒有這麼悲觀。在組織裡,確實就是每一個人的角度和利益都不一樣,而且每一個人都會從自己的角度或是自己的利益去思考問題,只要沒有惡劣到「為了個人利益而犧牲團隊利益」,我認為都是無可厚非的事情。甚至於,我的觀察是,很多人口中所謂的辦公室政治,只不過是不同單位從各自的角度去思考問題的結果,壓根兒就不是什麼派系鬥爭或是政治傾軋。我還記得在那一天的經營管理會議後,行銷部協理和我在外面一起吃午餐,他批評起公司的財務長,認為自己「被財務長擺了一道」。不過我比較好奇的反而是,你要花掉公司幾千萬新台幣,怎麼會覺得不需要先讓財務長知道?

  Stakeholder,翻成中文叫做「利害關係人」,也就是在這件事情上有關係的人,可能是你的老闆、上游供應商、下游廠商、終端客戶、其他部門的主管或同仁、甚至是你以為根本就不相干的人。只要他會影響到這件事情,都可以被列為利害關係人,對你的工作造成或多或少的衝擊。

  同樣是很多年以前的往事,我們公司那時有三個產品業務部門,分別有主管負責各自的產品銷售。有一次,公司新上任的產品部門主管找我討論獎金制度的問題,因為我們公司只有一套業務獎金制度,所以我就邀請了三位主管一起來開會。在會議中,新上任的主管侃侃而談他認為業績務獎金應該如何設計才能激勵業務同仁更加努力,另外二位主管則從頭到尾一句話都不說。會議結束以後,新上任的主管先離開會議室,而其他二位主管則留下來告訴我:他們從頭到尾都不同意剛剛那一位主管的意見。
  我聽完以後相當訝異:「那你們為什麼一句話都不講?」
  結果他們二個人回答我說:「那只是他個人的意見,現在公司又不是真的要修改獎金制度,我們幹嘛發表意見來和他作對?只不過我們覺得我們應該要讓你知道,我們對現行的業務獎金辦法很滿意,也不會支持修改獎金辦法...」

  這常常是你在面對很多利害關係人的時候會遇到的挑戰,他們之間的利益並不一樣,你沒有辦法討好所有的人,所以你只能試著弄清楚這是怎麼一回事,然後從中間找出一個可行的解決對策。但一個不小心,某人就可能會因為你的結論和他的期望不同、或是侵害了他的利益、或者只是不高興你不夠尊重他,然後就在這個過程中處處找你麻煩,讓你的工作寸步難行。

  另外一個我從朋友那裡聽來的故事是這樣的,他是一家新創公司的HR主管,正在研擬公司的出差辦法。其實大部分HR的做法都類似,拿了別家公司的出差辦法修修改改就變成自家的版本,因為總經理指示要請幾位經常在海外奔走的主管提供一些建議,HR於是就把草案會辦這些主管。
  其中海外業務主管詢問了「能否知道其他相同產業公司的出差日支費等相關數字作為參考依據」,所以HR主管請同仁撥打電話給同業,問了一輪以後整理了表格,詳列各家公司出差辦法中關於日支費、住宿等級、機位等相關數字。回覆給該業務單位主管。對方還是不滿意,又針對其他條文提出了其他問題,結果簽呈就這樣來來回回數次之多。
  後來另外一位後勤主管看不下去,私下暗示HR主管「應該體恤海外業務主管頻繁出差的辛勞,規定公司主管出差時可以搭乘商務艙」。結果這個條文一修,海外業務主管馬上簽字同意。

  十之八九,在工作場合遇到這些事情,真的會有一點沮喪,認為別人是吃飽太閒故意找碴吧!但是如果你先預設這當中的人都沒有惡意(以我的經驗,光這一點就很難)的話,組織裡的這些那些人,很多時候只是在捍衛自己的觀點或是自己的立場罷了。
  而,如果你願意先這樣相信,你就會發現,大部分的利害關係人其實都有一個期望,從積極面出發,你能不能聽出他們的期望,然後分析這些事情以後做出正確的判斷?從消極面思考,縱使你不可能滿足所有人的期望,有時候透過有效的溝通,也可以拉攏很多原本意見和你不同的人,化解那些站在你對面的勢力,讓你的工作得以順利推展。


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  • wjchang
  • 好, 樓上的都是誤會一場. 所以我全部都改成悄悄話了... :p
  • 對不起沒有說清楚, 樓上的魏小姐妳認錯人了. 我不是妳提到的那個人耶...

    PS. 結果今天知道我是誰的人都紛紛討論起我離職了的事情... :p

    wjchang 於 2015/01/22 22:20 回覆

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  • Ray
  • 好想看樓上的誤會唷XD
  • 沒有啦, 就...某企管顧問公司把我誤認為別家公司的HR主管, 留了言說要請我當顧問, 但他把那家公司的名字給寫出來了, 就有路人仗義表示"部落格的主人可能不想要曝光啊!" 這樣而已...

    wjchang 於 2015/01/22 22:21 回覆

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  • Linyuosei
  • 這篇說的很實在!

    很喜歡來這部落格

    總讓剛出社會的我對職場更有些認識!

    謝謝
  • 謝謝你的留言打氣, 也歡迎你繼續來訪喔!

    wjchang 於 2015/02/23 15:18 回覆

  • Nick Liao
  • 財務長開口問了:「你們一口氣要花掉公司幾千萬,請問有誰先讓我知道嗎?」
    一般每一年不是都會有編列年度預算嗎?難道財務不知道此事?
    不知道作者的意思,我有誤會嗎?
  • 沒有. 但我當時任職的公司的預算編列沒有那麼嚴謹. 公司可以在正常年度預算以外提出特別預算案, 才會發生這起事件...

    wjchang 於 2015/03/03 23:32 回覆

  • 悄悄話
  • 好奇的人
  • 跨部門溝通,是技術層面多點還是藝術層面多點才有利於達成組織績效?