我想,HR這個領域裡,現在最紅的一個關鍵字,大概叫作「無薪假」。這幾天勞委會才為了無薪假和法定最低工資之間是否要掛勾,被媒體和立法委員修理的體無完膚。我一向不喜歡評論政治,也不太想要評論這件事情,不管最後勞委會的看法是如何,那句話是這麼說的:「所謂的經濟不景氣,是你的鄰居失業;所謂的經濟大蕭條,是你自己失業。」從這個角度來看,應該很多人都認同,現在恐怕是經濟大蕭條而不僅僅是經濟不景氣。

  這終究只是一個HR的部落格,我沒有辦法告訴上班族該怎麼面對勞動市場的不景氣;但從事HR工作這麼多年、在我手上拿到「非自願性離職證明」的員工應該也有相當的數字 ( 我自己有過印象最深刻的經驗,是很多年前協助公司去關掉一整個工廠 ) 了吧,對於該怎麼協助主管和員工溝通裁員這件事情,我有一些也許不太成熟的想法,倒是可以提出來和大家分享:

  確保員工的權益。該怎麼說呢?我覺得HR應該要在可能的前提下堅守專業的立場,而其中最重要的,當然還是員工的權益。我曾經聽過一位前輩分享過他覺得自己很大的成就,是公司裁員60%,但公司只付了很少的資遣費...該怎麼說呢?我也許運氣比較好,從以前到現在都不需要這樣作 ( 我常常說自己一直都有願意付資遣費的老闆,是身為HR非常幸運的事情 ) ,而且我也很清楚,不會每一個人都同樣的幸福,但無論如何,如果有可能的話,我還是會認為HR應該要盡一切努力確保員工的權益。

  傾聽,並允許同仁表達意見。對被資遣的同仁而言,在知道公司的這項決定的時候,勢必會有情緒上的反彈,所以在和員工溝通的時候,一定要有更多的傾聽,並且營造公開的氣氛讓同仁可以表達情緒和意見。心理諮商當中很重要的一個原則是「先處理情緒問題」,我認為這一點在處理資遣員工的過程中一樣適用。雖然誠實地說,這樣作的幫助真的非常有限,但比起現在那些傳簡訊或email通知員工資遣事宜的,我想給同仁一個最起碼的尊重,是公司應該也必須要作到的吧。

  但在和同仁溝通的時候,請謹記一些「不應該說的話」的原則。如果我來看這件事情,不應該說什麼遠比應該說什麼重要得多了,所以我想要先提這個部分:
  首先,不要談到任何私人的話題,特別不要為了拉攏雙方的關係或是化解緊張的情緒而談到同仁的家庭或家人 ( 你不會覺得可以在告訴同仁他即將丟掉工作前提醒他家裡還有未成年的子女吧 ) 。應該直接切入主題,談論公司的這項決定。
  再來,不要解釋任何理由。同仁非常有可能會想要追問「為什麼是我?」但基本上,我認為不應該回答這一類的問題,我聽過很糟的故事是,主管或HR告訴同仁「因為你的薪資偏高」或是「因為你的績效不如預期」。拜託!薪資高不高或績效好不好是還沒有決定資遣名單的時候應該考慮的事情,到了這個節骨眼,討論這件事情一點意義也沒有。我的意思是,如果你提供任何理由,你很有可能會得到同仁告訴你「我很喜歡這份工作,我願意減薪以換取留任的機會」或是「我一定會更努力,請讓我留下來」...到時候你怎麼辦?所以,不需要和同仁解釋理由,那不會改變結果。
  同樣的道理,不要評論同仁過去的工作表現,這是績效面談的時候應該作的,不是資遣的時候應該說的話。
  不要談論其他的同仁、也不要進行比較。一個資遣的決定往往包含了許多不足為外人道的理由,可能是因為薪資、年資、績效表現、發展潛力、工作態度...或是很不幸的,只是因為這位同仁「不是國王的人馬」。所以請不要拿同仁和其他同仁比較,或是我應該說得更清楚:請不要談論任何其他不相干的同仁。
  不要跟同仁一起抱怨公司。我曾經遇到過一位主管,他的工作表現很不錯,所交付的任務也都能如期完成,但比較糟糕的地方是,他常常跟部門同仁一起抱怨公司。原諒我這樣說,在員工的心目中,主管或HR就是代表公司。所以在進行資遣溝通的時候,不要告訴同仁「我也和你一樣感到震驚」或是「這是老闆的決定,我也和你一樣不認同」。如果你不認同公司的決定,請你離開公司,不要待在公司裡又不認同公司的決策,特別不要留給被資遣的同仁一個話柄,你絕對會給自己無窮的困擾。
  營造坦誠的氣氛,但不要試圖安慰同仁。你應該作的是讓事實說話,直接切入主題,告訴同仁資遣的決定和細節 ( 等一下會講到 ) ,最後謝謝同仁在過去這段時間的努力;不要告訴同仁「你不是一直都想要去進修嗎?現在正是個好機會」或是「誰知道呢?說不定接下來就輪到我了」這一類的話。

  如果你確定自己不會在資遣溝通時說出不該說的話以後,接下來我們再來看「應該在資遣溝通時說些什麼」:
  首先應該掌握的原則是,請務必保持坦誠。可以的範圍內,我會說客觀的實話,不可以說的時候,我會誠實地告訴同仁「對不起,我不方便談論這件事情。」總之,我會盡可能地用平實的言論陳述我可以告訴同仁的事情。
  解釋清楚公司的程序,讓被資遣的同仁清楚公司接下來會作什麼、以及同仁接下來該作什麼。我聽過一個故事,前一陣子某一家外商公司大約裁撤了10%左右的員工,但很不幸地,公司選擇在某一個上午剛上班時通知員工,然後讓這些同仁自己去辦理離職手續,結果這些同仁到財務單位、IT單位、行政單位、HR單位...辦理離職手續時,就「順便」到處告訴還在職的同仁關於公司這一次裁員的作法...最後資遣作業演變成一場浩劫。還可以更糟嗎?我想不出來。
  對被資遣的同仁而言,在知道公司的這項決定的時候,心中勢必會有很多的疑問:薪資計算到哪一天、關於預告期的作法是什麼、最後一個上班日是哪一天、沒有休完的假或還沒有申請的福利如何處理、到底最後可以領到多少錢、哪一天可以領到該領的薪資和資遣費、應該把相關的資料設備交接給誰...主動把這些事情都跟員工談清楚,會讓整個作業變得簡單許多。
  確定將所有該講的話都講完之後,請記得讓同仁問問題。確定他沒有任何不了解或不清楚的地方是很重要的,但如果同仁詢問的問題正巧是前面提到不應該回答的問題,則請態度堅定語氣婉轉地告訴對方「很抱歉,這是很困難的一件事,但公司已經作出最後決定了。」或是必要的時候,可以告訴同仁「這次的資遣事宜已經經過公司的經營管理階層充分的支持」,並且把討論的方向導向接下來該作什麼。
  最後,再提醒一次,不要忘了感謝員工這段時間為公司的努力。這是非常重要的事情。

  當然,要做這些事情,就代表公司應該要在事前有所準備、列好該做些什麼以及該說些什麼的清單、並且「按表操課」。有一些比較具有規模的外商公司甚至會請企管顧問公司 ( 對,這世界上有企管顧問公司專門在接所謂的員工職涯轉換協助專案,就是替公司資遣員工 ) 協助;我沒有辦法回答這是不是一個好的選擇,因為公司此舉有可能會讓少數員工認為公司寧可花錢找企管顧問公司來辦裁員,也不願意設法留下這些員工。但就算公司的HR自己處理這個專案,都應該可以將相關的細節一一列出,並且建立標準的Q&A、對主管進行教育訓練後,由公司主管去進行溝通 ( 我的經驗是,如果同時有HR和主管在場,通常可以處理得更好,但人數一多真的很累 ) 。只有妥善的規劃和精確地執行計畫,才能把勞雇雙方的傷害都降到最低。

  以上是我自己的想法,也許不一定正確,也可能有很多同業有不同的看法也說不定,但還是拋磚引玉地提出來和大家分享。我記得自己很年輕的時候,一直希望自己永遠都不會遇到公司因為虧損而裁員,後來遇到一位在W開頭的企管顧問公司任職的前輩,直言我的想法並不實際,因為有一些時候,企業資遣員工是為了強化體質,之後我有幸加入國內知名的外商企業,發現公司每一年都可以順利達成業績目標,但資遣員工的動作卻從來沒有停止過。該怎麼說呢?不管做得再好,沒有人會對此感到高興,但是,這也許是每一個HR在職涯的過程中,必須學習的一門課程吧。

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